Электронный документооборот потихоньку приходит на смену бумажным носителям. И вот теперь до сферы закупок это дело тоже дошло. Рассмотрим порядок электронного документооборота, а также его преимущества в сфере закупок.
Электронный документооборот, что это?
Постоянный круговорот документов неизбежен в деятельности поставщика. От электронных торговых площадок (ЭТП) к нему поступают счета-оферты, при этом необходимо отправить акты о приёмке заказчику.
Ведение бумажной документации сопряжено с такими трудозатратами как:
- распечатка
- ручное составление и заполнение всех документов
- доставка документа к месту назначения почтой или курьером
- передача на подпись ответственным лицам
Электронный документооборот избавляет поставщика от всех подобных процедур и позволяет обмениваться документами в специальной системе. Отчасти поставщики и так используют ЭДО, поскольку заявки подаются только в электронной форме с квалифицированной электронной подписью. Предложение осуществляется также в электронной форме.
Электронный документооборот позволит поставщику:
- принимать закрывающие документы от операторов ЭТП
- отправлять заказчику сформированные документы о приёмке
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот, несомненно, обладает рядом преимуществ перед бумажным аналогом:
- после подписания документа электронной подписью внести в него новые сведения не представляется возможным, это избавить от риска подлога документов
- для бумажных документов требуется достаточное количество места для хранения, тогда как электронные документы хранятся на сервере
- для бумажных документов нужно разработать систему, по которой можно будет быстро обнаружить нужную бумагу, тогда в электронном архиве требуется всего пара кликов
- через электронный документооборот документы доставляются конечному получателю мгновенно, отсутствует риск потери в дороге или порче
- квалифицированная электронная подпись гарантирует полную юридическую силу документам, которая никак не уступает бумажным аналогам
Электронная торговая площадка
Через ЭТП поставщики получают такие закрывающие документы как:
- счета-фактуры
- акты
- универсальные передаточные документы
Поставщик может самостоятельно решить использовать ЭДО или бумажный накопитель, однако отдельные площадки полностью перевели свой документооборот в электронную форму, например, Росэлторг.
На сайте Федеральной налоговой службы имеется перечень операторов, которые обеспечат электронный документооборот между поставщиком и электронной площадкой.
Некоторые электронные площадки осуществляют связь только через своих операторов, однако есть и те, на которых оператора можно выбрать самостоятельно. Данные сведения также имеются на сайте ФНС.
Чтобы подключиться к электронному документообороту с одной или несколькими площадками достаточно отправить соответствующее заявление выбранному оператору, специалисты которого произведут все необходимые настройки.
Электронное актирование при приёмке в ЕИС
Начиная с 2020 года в Единой информационной системе (ЕИС) было запущено электронное актирование при приёмке товаров. До конца 2020 года участники торгов на своё усмотрение выбирают способ обмена данными: в бумажном или электронном виде.
Стоит отметить, что электронная форма должна использоваться обеими сторонами, использование в одностороннем порядке недопустимо.
Пока переход на электронный вид не будет завершён окончательно, некоторые бумаги придётся по-прежнему оформлять на бумажном носителе, а далее загружать в ЕИС сканированный вариант. К таким документам относятся:
- сведения о частичной приёмке
- заключение экспертизы
- декларация на продукцию
- отказ от приёмки с указанием причин
- подтверждение страны происхождения товара
Электронная приёмка недоступна для товаров, используемых в ходе выполнения работ по контракту, также недоступна.
Цель перехода на электронный документооборот
Пока на территории страны действует переходный период с переходом на электронный документооборот лучше не затягивать. Поскольку чем раньше организация перейдёт на ЭДО, тем меньше будет допущено ошибок и можно тщательнее изучить принцип работы.
Преимущества использования электронного документооборота:
- участники всегда имеют доступ к текущим документам, легко отслеживаться этапы рассмотрения, при изменении статуса которых приходит соответствующее уведомление
- поскольку система оказывает помощь при заполнении документов, то совершается гораздо меньше ошибок: исключаются опечатки, недостаточность символов в ИНН или расчётном счёте, система в автоматическом режиме проверяет, заполнены ли все обязательные поля
Будущее электронного документооборота в ЕИС
В дальнейшем планируется интегрировать в систему данные бухгалтерского учёта участников, это позволит в автоматическом режиме загружать сведения о товарах из ЕИС. Системой будут блокироваться средства на расчётном счёте заказчика после подписания соответствующего акта о приёмке.
С 2021 года все участники торгов должны использовать электронный документооборот.
Электронная приёмка доступна только при осуществлении торгов по 44-ФЗ, но в дальнейшем планируется применять подобную норму и к 223-ФЗ. Правда, применять её можно будет только по желанию заказчика.
