Госторги от простых продаж отличаются только покупателем, которым является государство. Для эффективной работы с ним, поставщику необходимо:
- разбираться в законах;
- знать свой продукт;
- видеть в заказчике человека и поддерживать с ним связь.
Разбираться в законах
Прежде всего для госзакупок необходимо изучить законы — 44-ФЗ и 223-ФЗ. Для коммерческих торгов хватит гражданского кодекса РФ.
Если планируете поручить работу в тендерах специалисту, знание законов все равно пригодится. Во-первых, так вы сможете правильно рассчитывать существующие риски. Во-вторых, понимание законодательной базы пригодится при найме сотрудников в тендерный отдел — чтобы оценить их компетенции.
Возьмите за правило регулярный мониторинг изменений в профильных законах, новых постановлений правительства и Минфина РФ, решений ФАС и Верховного суда. Или поручите эту работу тендерному специалисту. Если отдельного сотрудника нет, а собственного ресурса недостаточно — отдайте участие в закупках на аутсорсинг.
За незнание законов можно поплатиться. Например, попасть в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) и лишиться возможности участвовать в госторгах на 2 года. В него попадают те, кто отказался заключать выигранный контракт или грубо нарушил условия его исполнения.
Знать свой продукт
Общаясь с заказчиком вы должны разбираться в том, что вы поставляете. Сотрудники обычно имеют недостаточные знание о товарах, работах и услугах (ТРУ).
Покупатель во многом выбирает не товар или услугу, а человека, который их предлагает. Поставщику важно учитывать это, ведь на этапе планирования тендера заказчик может обратиться к нему с запросом коммерческого предложения (КП). Для поставщика это возможность показать себя экспертом в продукте и порекомендовать заказчику свою продукцию.
В закупках по 223-ФЗ и в коммерческих торгах у заказчиков меньше ограничений на выбор ТРУ и поставщика, чем в 44-ФЗ. Тем важнее для поставщика роль эксперта в переговорах.
Чтобы демонстрировать экспертность, нужно:
- изучать рынок и конкурентов;
- анализировать ситуацию заказчика;
- подробно объяснять ему схему своей работы и в деталях описывать этапы исполнения контракта.
Понимать, что нужно заказчику
Поставщик обязан думать о потребностях заказчика. Вот некоторые из них:
- формирование извещения к закупке;
- составление плана-графика закупок;
- поиск добросовестного поставщика;
- запрос КП для определения цены контракта;
- составление технического задания и спецификаций.
В каждой потребности будьте полезными заказчику:
- вышлите КП;
- помогите сформировать техзадание;
- покажите примеры выполненных вами контрактов.
Поток информации у контрактного управляющего огромный. Заказчики закупают самые разные ТРУ — шариковые ручки, космические аппараты и даже чучело коня — во всех объектах закупок разобраться невозможно. Поэтому заказчики часто сами обращаются к поставщикам с просьбой истолковать специфику товара.
Например, заказчик планирует поменять кровлю здания. Разбираться в ГОСТах, специфике покрытий и других тонкостях времени нет — и он обращается за консультациями к поставщикам.
Компаниям выгодно откликаться на такие запросы и консультировать заказчика, ведь он — при оговоренных законом условиях — может проводить закупки у единственного поставщика.
Чтобы стать таким поставщиком, нужно иметь хорошую репутацию. Она складывается из опыта выполненных работ и рекомендаций. Если вы сами выйдете на заказчика и выстроите с ним доверительные отношения, вероятность заключить прямой контракт вырастет.
Постоянная связь с контрагентом
Нужно постоянно поддерживать контакт с заказчиком, периодически интересоваться его потребностями.
Заказчики меняют планы-графики закупок в зависимости от возникающих нужд и поступления финансирования. Предсказать изменения невозможно, поэтому советуем держать связь с тендер-менеджером заказчика. Он может оповестить о публикации интересной вам закупки, а если готовится закрытый коммерческий тендер — пригласить на него.
Например, вы выиграли в закупке, поставили товар или сделали работу. Заказчик тоже выполнил обязательства в срок — выплатил деньги. Обе стороны довольны сотрудничеством. Самое время спросить заказчика: когда планируется следующая закупка товара и оповестят ли вас перед размещением тендера? И не забудьте обменяться контактами с контрактным управляющим.
Уметь работать с поставщиками
Бывает, что поставщик сам становится заказчиком по отношению к другим компаниям. При работе с госказазом не обойтись без:
- привольной логистики;
- найма сотрудников;
- покупки продукции у производителя.
Вот несколько советов по работе с поставщиками:
- Заключайте договор. Обычно контрагенты заключают стандартный договор, как правило его готовит поставщик товара. Внимательно изучите документ и обсудите с поставщиком спорные моменты. Особенно тщательно проверьте пункты:
- ответственность поставщика за срыв сроков,
- последствия за поставку не того товара,
- условия замены и возврата брака.
- Проверяйте товар при получении. Вам доставили товар. Водитель-экспедитор передал документы, работники разгрузили продукцию. А на следующий день вы узнали, что часть товара испорчена, половины заказа нет и в документах ошибки. Поэтому важно проверять товар прямо в момент разгрузки. Пересчитывайте, сверяйте, взвешивайте. Не принимайте товар, если что-то не устраивает. Возвращайте всю партию или отдельные позиции. Но не забудьте составить возвратные накладные и акты выбраковки.
- Диверсифицируйте поставки. При работе с закупками важно иметь несколько поставщиков одного товара: не привез первый — привезет второй. Работая с несколькими поставщиками, можно понять, кто лучше выполняет договоренности, а кто их срывает — и сосредоточиться на работе с надежными контрагентами.
