Последним этапом оформления каких-либо работ и доказательство того, что исполнитель или подрядчик выполнил все свои обязательства перед заказчиком, является составление акта об оказании услуг. Подобный акт имеет широкое распространение, т.к. его составляют на совершено разные виды услуг. Акт об оказании услуг является приложением к договору подряда, поэтому его нельзя назвать самостоятельным документом.
Что такое акт об оказании услуг
В акте фиксируется факт того, что все необходимые услуги были вовремя и качественно выполнены. Он также подтверждает отсутствие у заказчика претензий к исполнителю (все предоставленные услуги вносятся в специальную таблицу, содержащуюся в документе).
Если говорить о заказчике, то акт включается еще и в финансовую отчетность, в том числе по учету понесенных расходов и на его основе происходит снижение базы налогового обложения.
В случаях когда заказчик отказывается принимать услуги, и когда услуги выполнены не в полном объеме или не выполнены вовсе, также составляется акт. В таких ситуациях в протоколе обязательно отмечают обнаруженные недочеты, дефекты, ошибки и указывается период, в течение которого необходимо их устранить. Если же работы по устранению нарушений не проводятся, заказчик вправе подать на исполнителя в суд. Точно также в суд может подать и исполнитель, например, при задержке или уклонении заказчика от оплаты.
Документация служит главным доказательством в судебных разбирательствах с исполнителем при наступлении спорных моментов по контракту с особым предметом — нематериальные услуги, результат которых не может быть показан, оценен или измерен. Хорошим примером таких закупок, являются заказы на использование интеллектуальных, профессиональных знаний исполнителя с целью выполнения потребностей организации-заказчика. В таком случае в документе подтверждается выполненная работа и отражается полнота и сроки исполнения госконтракта или договора.
Документация о согласовании результатов также важна для организации-заказчика при составлении промежуточной и итоговой бухгалтерской отчетности об освоении выделенных бюджетных средств. Документ, подписанный обеими сторонами, является основанием для оплаты исполнителю и подтверждает целевое использование бюджетных ассигнований.
Содержание акта
Акт об оказании услуг не имеет стандартного, унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформляться он может в произвольном виде, исходя из потребностей компании, или по разработанному в фирме шаблону (если выбран второй вариант, то форма акта должна быть закреплена в учетной политике организации). Исключение — закупки по строительству и ремонту. После исполнения всех обязательств стороны подписывают унифицированную форму № КС-2, номер по ОКУД 0322005. Этот бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999.
Так как акт является первичным документом, в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты, поименованные в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 2 ст. 9):
- стоимость. На практике принято указывать стоимость цифрами и прописью в рублях и копейках. Компании на ОСНО также в акте указывают сумму НДС;
- название документа. Здесь можно прописать общее название – акт об оказанных услугах – или указать вид услуги прямо в заголовке документа — акт об оказании услуг по разработке макета;
- должности лиц, которые подписывают акт со стороны исполнителя и заказчика;
- описание оказанных услуг (выполненных работ);
- личные подписи лиц, совершивших сделку;
- наименование исполнителя;
- дата составления.
Если к акту прикладываются какие-либо дополнительные документы (это могут быть не только печатные бумаги, но и фотографии, чеки, квитанции и т.п.), их необходимо указать отдельным пунктом.
Закон о бухучете предписывает указание не только денежных измерителей, но и натуральных. То есть, помимо стоимости услуги, следует указать ее измерение в натуральном выражении (часы, сутки, количество вагонов и т.п.). Если услугу невозможно измерить, можно не указывать натуральную величину (право выбора прописано в пп.5 п. 2 ст. 9 402-ФЗ).
Что делать, если в акте обнаружены ошибки
Составлять акт следует очень внимательно и скрупулезно, стараться не допускать помарки и неточности (особенно в цене). Если избежать ошибок не удалось, их нужно исправить аккуратным зачеркиванием неверных сведений и внесения верных (заверить подписями и надписью «исправленному верить»).
Пошаговая инструкция оформления
Оформлять документ можно на фирменном бланке предприятия либо в стандартном формате на листе А4. Обязательно заполнять два экземпляра, но если нужно, то можно больше — для каждой из сторон госконтракта. Более двух экземпляров составляется, если он передается в надзорные или контрольные органы заказчика — распорядителю бюджетных средств или в Федеральное казначейство для оплаты. Соглашение подписывается обеими сторонами и закрепляется печатями в случае их использования организациями.
Вот как написать акт в произвольной форме после исполнения контракта:
- Прописать стороны сделки.
- Определить предмет закупки и объемы работ, услуг.
- Установить цену контракта.
- Обозначить сроки выполнения обязательств.
- Указать, оказаны ли услуги и есть ли у заказчика претензии к исполнителю.
По общему правилу, актовый регистр составляет поставщик, так как он ответственен за результат и качество оказанных услуг.
Пример акта сдачи-приемки оказанных услуг:
