Как оформить машиночитаемую доверенность для участия в закупках с 1 сентября 2024 года

С 1 сентября 2024 года сотрудники компаний смогут совершать юридически значимые действия в тендерах только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД) и квалифицированной электронной подписи (КЭП) физического лица. В этой статье разберемся, что такое МЧД, зачем она нужна, как ее создать, проверить и использовать для работы с государственными закупками.

Зачем необходима машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который руководитель компании создает для передачи полномочий сотруднику. Этот документ подтверждает право представителя компании подписывать контракты и другие документы в рамках участия в закупках.

До сентября 2023 года сотрудники использовали квалифицированную электронную подпись, оформленную на организацию, и прикладывали бумажную доверенность от руководителя компании.

С сентября 2023 года начался поэтапный переход на новый порядок использования электронных подписей. Теперь для участия в тендерах сотруднику необходимо иметь КЭП физического лица, а его полномочия должны подтверждаться МЧД.

Этот документ позволяет связать сотрудника с организацией и дает ему право совершать юридически значимые действия от ее имени. До сентября 2024 года компаниям было предоставлено время для адаптации, и они могли продолжать работать по старой схеме, но уже с сентября 2024 года использование МЧД станет обязательным.

Особенности машиночитаемой доверенности

МЧД — это электронная доверенность, оформленная в формате XML. Она создается и подписывается через государственные информационные системы, такие как Единая информационная система (ЕИС) или площадка Торги.ру.

Документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя компании или другого уполномоченного лица. В состав доверенности входят:

• Наименование документа, его уникальный идентификатор и срок действия.
• Информация о доверителе (руководителе), который передает полномочия.
• Данные представителя (сотрудника), который получает полномочия.
• Перечень полномочий, которые передаются сотруднику.
• Информация о возможности передоверия полномочий.
• Данные сертификата КЭП, которым подписана доверенность.

Все МЧД, используемые для участия в тендерах, должны соответствовать единому формату Минцифры и храниться в реестре доверенностей в ЕИС. Использование доверенностей, оформленных через другие системы, для участия в госзакупках не допускается.

Важно помнить, что срок действия МЧД не продлевается автоматически. Когда доверенность истечет, компания получит уведомление в личном кабинете ЕИС.

Как оформить МЧД в ЕИС?

Для оформления МЧД через ЕИС предусмотрены следующие роли:

1. Руководитель — действует без доверенности.
2. Администратор — сотрудник, который может выдавать доверенности другим работникам.
3. Уполномоченный специалист — сотрудник, получивший полномочия через доверенность.

Процесс создания МЧД можно разбить на несколько этапов:

Этап 1. Назначение прав сотруднику

В личном кабинете ЕИС перейдите в раздел «Администрирование» и откройте вкладку «Пользователи». В появившемся списке зарегистрированных сотрудников найдите нужного работника и откройте меню «Права доступа пользователя». Выберите права, которые необходимо передать сотруднику. Система автоматически выделяет права, для которых требуется доверенность.

Этап 2. Создание МЧД

После назначения прав система предложит создать машиночитаемую доверенность. Проект доверенности будет создан на основе данных, указанных при регистрации компании и сотрудника в ЕИС. Вам необходимо будет заполнить три раздела:

• Основная информация о доверенности — срок действия и возможность передоверия.
• Данные о представителе — дата рождения, СНИЛС и ИНН сотрудника.
• Документ, удостоверяющий личность — информация о паспорте представителя (серия, номер, дата выдачи и др.).

Этап 3. Подписание и размещение доверенности

После заполнения всех данных необходимо подписать доверенность с помощью КЭП и разместить ее в реестре доверенностей ЕИС. После этого система предоставит возможность сохранить или распечатать документ для проверки его данных.

Как проверить наличие машиночитаемой доверенности?

Руководитель или администраторы компании могут просматривать все доверенности, выданные сотрудникам, через реестр доверенностей в ЕИС. Сотрудник, которому выдана МЧД, по умолчанию имеет доступ только к своей доверенности. Однако руководитель может предоставить сотрудникам доступ ко всем доверенностям через раздел «Редактирование прав доступа».

Для проверки наличия доверенности необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Пользователи» в ЕИС.
2. Найти нужного сотрудника.
3. Открыть меню «Редактирование прав доступа».
4. Навести курсор на полномочия сотрудника, чтобы увидеть информацию о выданной доверенности — ее номер и срок действия.

Если требуется добавить новые права или изменить полномочия сотрудника, необходимо оформить новую доверенность и аннулировать предыдущую через ЕИС.

Как использовать машиночитаемую доверенность?

Системы ЕИС и ФЭТП интегрированы, что позволяет автоматически передавать данные о выданной доверенности на электронные торговые площадки. Например, при заключении государственного контракта процесс выглядит следующим образом:

1. Заказчик создает проект контракта в ЕИС и направляет его победителю без подписи.
2. Сотрудник поставщика подписывает проект на электронной площадке, используя свою КЭП.
3. Сведения о доверенности автоматически подгружаются в систему, либо сотрудник вводит их вручную (в зависимости от возможностей площадки).
4. После подписания контракта информация передается в ЕИС, где заказчик может проверить содержание доверенности и подписать документ.

Таким образом, машиночитаемая доверенность обеспечивает юридическую безопасность при участии сотрудников компании в государственных тендерах и автоматизирует процессы подтверждения полномочий.

Как вам статья?