Новости тендерного сопровождения, Полезные статьи

Сопровождение тендеров «под ключ»: что входит в данную услугу и сколько это стоит?

Сегодня мы поговорим об этой разновидности тендерного аутсорсинга, сколько стоит услуга и как не угодить в руки мошенников. Данная статья восполнит имеющиеся у вас пробелы по теме и даст четкое представление о комплексном сопровождении тендеров. А если останутся вопросы, то вы всегда можете задать их в комментариях.

Малоопытному поставщику, который не успел еще наработать опыт по участию в торгах, будет трудно уследить за всеми новшествами в сфере закупок. Если говорить честно, то и крупные организации не всегда успевают вовремя отследить все «сюрпризы», на которые так щедры разработчики тендерных нормативов.

В последнее время все сильнее закручиваются гайки исполнителям, ужесточаются некоторые правила и порядок закупок, усиливается контроль со стороны надзорных органов. Но все это не так страшно, если знать, куда обратиться за помощью. Не нужно хвататься за голову и отказываться от «жирных» контрактов, только если какие-то моменты в закупочной документации кажутся вам нереальными и сложными.

Помощь по участию в торгах предлагают сторонние компании, в которых работают профессиональные сотрудники. Они варятся в этом котле ежедневно, мимо них не пройдет ни одно изменение в законе. Обратившись к ним, вы получите полное сопровождение по тендеру, что называется — «под ключ».

 

Какие существуют виды услуг по участию в тендерах?

Все оказываемые услуги достаточно стандартны. На рынке представлено немалое количество сторонних компаний, которые готовы взять под свой контроль ваше участие в закупках, но каких-то кардинальных отличий в наборе предоставляемых услуг не наблюдается. Вы лично сможете в этом убедиться, открыв интернет и вбив в поисковую строку, например, такой запрос: «Помощь по участию в тендерах». Это не займет много времени, зато вы увидите имеющиеся в сети коммерческие предложения аутсорсинговых компаний и примерно следующий перечень услуг:

  1. Оформление квалифицированной электронной подписи именно для участия в торгах (КЭП);
  2. Регистрация в Единой информационной системе (ЕИС);
  3. Настройка компьютера для участия в закупках;
  4. Поиск тендеров по вашей отрасли;
  5. Оценка исходной закупочной документации;
  6. Анализ конкурентов в вашей нише;
  7. Оформление всего пакета документов для участия в торгах, включая подачу заявки;
  8. Помощь по сотрудничеству с финансовыми организациями (получение банковской гарантии и кредитов под тендер);
  9. Участие в торгах от вашего имени;
  10. Юридическая помощь на конкретных этапах (подготовка всевозможных обращений и жалоб, заключение договоров);
  11. Консультационная поддержка по юридическим, техническим и организационным вопросам участия;
  12. Участие от вашего лица в антимонопольных ведомствах и судах;
  13. Проведение семинаров и курсов повышения квалификации для ваших сотрудников (как работать на ЭТП, участвовать в тендерах и многое другое).

Перед тем, как довериться той или иной организации, нужно понимать, что не все они оказывают помощь по всем названным пунктам. Мы дали исчерпывающий перечень из 13-ти пунктов, но подавляющее число сторонних компаний работает по 8-10 позициям, и это их полностью устраивает. Найдите 3-4 агентства, а затем выберите то единственное, которое максимально подходит именно вам по запросам.

Какие услуги пользуются наибольшим спросом?

Одни услуги, которые оказывают консалтинговые агентства, более востребованы, другие – менее. От чего это зависит? Не все этапы участия в тендерах вызывают трудности у поставщиков. То, что попроще, конечно, правильно будет сделать самостоятельно, а то, что посложнее – делегировать на исполнение компетентным сотрудникам. Какие же услуги разбирают, словно горячие пирожки? Об этом ниже.

Услуги по подготовке тендерной документации

Именно подготовка заявки, как ни странно, является камнем преткновения для многих поставщиков. Это самый проблематичный этап. А при участии в электронных аукционах основной загвоздкой является оформление первой части заявки или Формы 2. Отдавая на аутсорсинг оформление заявки, вы можете быть уверены, что грамотные специалисты «сведут на ноль» все ошибки и гарантированно доведут дело до участия в торгах. Профессионально подготовленную заявку заказчик никогда не сможет отклонить.

Юридическое сопровождение тендеров

Иногда перед поставщиком возникают ситуации, когда на горизонте маячит попадание в реестр недобросовестных поставщиков. Юридическая грамотность и правильно собранная доказательная база помогут избежать этого. Но не все поставщики могут отстаивать свои интересы в ФАС или суде, иногда даже юрист в собственном штате не справляется с поставленной задачей, поэтому правильно будет обратиться к компетентным организациям. Здесь сотрудники обладают специальными знаниями и не допустят включение вас в «черный» список недобросовестных исполнителей.

Сотрудничество с финансовыми организациями

Полноценное участие в закупках предполагает внесение денежных средств в качестве обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта. Это меры подтверждающие серьезность намерений поставщика. В отдельных случаях можно воспользоваться оформлением банковской гарантии. У консалтинговых агентств налажена четкая связь с финансовыми учреждениями, поэтому они могут предложить клиенту помощь по получению банковской гарантии или тендерного кредита на уникальных условиях.

Сопровождение в электронных процедурах

Участие в электронных процедурах изобилует несколькими этапами, что предполагает оказание нескольких потенциально возможных услуг: помощь по получению электронной подписи, регистрации в ЕИС, настройке программного обеспечения, составление Формы 2 заявки и участие в торгах от лица организации дистанционно.

Никто не заставляет вас заказывать сразу все эти услуги. У вас уже может быть оформлена электронная подпись, вы аккредитованы на всех основных электронных площадках. Эти этапы у поставщиков не вызывают сложности.

Все вы на опыте знаете, какие моменты тормозят ваше участие в тендерах, а какие даются легко. Поэтому делегируйте только те задачи, которые замедляют процесс вашего участия в торгах.

Как правильно выбрать консалтинговое агентство? Пошаговая стратегия

Шаг № 1 — Определение спектра услуг, в которых вы нуждаетесь

«На берегу» очертите для себя круг тех услуг, которые вам необходимы. Это должны быть именно этапы, которые вызывают у вас наибольшую трудность, где вы не уверены в своих силах и боитесь наделать ошибок. Направьте эти этапы профессионалам. Еще раз повторимся, не обязательно заказывать все и сразу, можно отдать специалистам на аутсорсинг только часть работы. Это сэкономит ваше время и значительно ускорит процесс участия в торгах.

Шаг № 2 — Выбор сторонней организации

Как только вы составите список тех услуг, в которых нуждаетесь, переходите к поиску тендерного агентства. Таких организаций на рынке представлено очень много. Брокер, с которым вы будете договариваться, тоже прекрасно понимает, что он такой не один, конкуренция в этой области огромная. Воспользуйтесь этим фактом: спросите о возможных скидках. Скорее всего, ценник за услугу для вас снизят, чтобы не потерять клиента.

Выбирайте компанию со всей серьезностью, обращайте внимание на конкретные мелочи, они помогут вам определиться с выбором. Ниже даем несколько практических рекомендаций на этот счет:

Во-первых, сайт консалтинговой организации должен быть разработан профессионально, а не на скорую руку. Серьезная компания не пожалеет денег на качественный лендинг (информационную страницу в интернете), продвижение и рекламу своей страницы. Также на сайте не должен использоваться материал с других интернет-ресурсов. Доверяйте тем сайтам, где на видном месте располагается контактная информация о компании: название, город, эл. почта, номер телефона.

Во-вторых, на сайте должна быть форма для обратной связи или номер телефона для бесплатного звонка.

В-третьих, на сайте должны быть перечислены и расположены по ранжированию тарифные планы и все оказываемые услуги. В идеале вы должны видеть цены за предоставляемую помощь.

В-четвертых, большое значение имеет наличие кейсов организации. Консалтинговое агентство, которое качественно выполняет свою работу, будет иметь в своем портфолио много примеров и разместит их на видном месте. А конторам, которые плохо работают, похвастаться будет нечем (разве что претензиями и гневными отзывами со стороны клиентов).

В-пятых, порядочная компания даст гарантии возврата денежных средств в случае, если вашу заявку отклонит заказчик.

Шаг № 3 — Отправка заявки

После того, как вы определились с выбором сторонней организации по оказанию тендерной помощи, можно оформить заявку. Сделать это очень просто: воспользуйтесь формой обратной связи или позвоните по указанному на сайте телефону. Менеджер ответит на все интересующие вопросы и зарегистрирует обращение.

Шаг № 4 — Согласование перечня услуг и их стоимости

Не все тендерные агентства выставляют на сайте свой прейскурант. Но не спешите с выводами, они это делают не из желания скрыть от вас информацию. Просто цены складываются из многих факторов. Окончательную стоимость менеджер сможет сказать только после подробной беседы с вами, опираясь на ваши запросы и пожелания.

У сотрудников есть таблица с «вилкой» цен, то есть они руководствуются диапазоном от минимального значения до максимального. Если вы сумеете договориться, то сможете получить дополнительную скидку на услугу, так как конкуренция на рынке высокая и организация это понимает.

Шаг № 5 — Заключение договора на тендерное обслуживание

Успешно пройдя предыдущие четыре этапа, вы плавно подойдете к пятому, когда потребуется официально оформить ваше сотрудничество с третьими лицами по тендерному сопровождению. Не спешите сразу ставить свою подпись в договоре, сначала тщательно изучите документ. Если что-то вызывает у вас вопросы, не стесняйтесь задать их менеджеру, а еще лучше – проконсультируйтесь с юристом. У вас должна быть полная и ясная картина по получению тендерной услуги.

Преимущества тендерного сопровождения «под ключ», и сколько денег нужно готовить?

Каждый поставщик сам решает, нужна ли ему помощь третьих лиц, или он в состоянии решить все задачи самостоятельно. У тендерной поддержки есть свои сильные и слабые стороны, о которых – читайте ниже.

Плюсы:

  • У вас отпадет необходимость следить за всеми изменениями в области контрактного законодательства, за вас это сделают профессионалы.
  • Ускорится процесс вашего участия в закупке, так как эксперты работают по четко отлаженной схеме.
  • На любом этапе вы можете получить юридическую и правовую консультацию.
  • Мимо вас не пройдет интересный тендер, поскольку все лоты будет отслеживать команда специалистов и держать вас в курсе дел.
  • Специалисты не допустят ошибки и неточности при подготовке документации, а это значит, что ваша заявка будет соответствовать всем требованиям, и ее не отклонит заказчик.
  • Вам легче будет получить банковскую гарантию, поскольку финансовые учреждения охотнее сотрудничают с тендерными агентствами, и весь процесс не займет много времени.
  • Полностью исключается попадание в реестр недобросовестных поставщиков.

Минусы:

Помните, что качественная услуга не будет стоить дешево. Сказать точную цифру – затруднительно. Все зависит от вашего региона и амбиций консалтинговой компании. Например, цены в Москве будут значительно дороже, чем где-нибудь в периферии. Поэтому хорошенько прикиньте все «за» и «против». Стоит ли потенциальный контракт тех денег, которые вы планируете отдать за сопровождение тендерных специалистов.

Везде цены разные, но вы можете ознакомиться с ними на сайте каждого конкретного агентства. Ценовая разница на этом рынке колеблется в диапазоне 15-20%.

Еще одним «минусом» является то, что вам не придется сидеть, сложа руки, и ждать готовый контракт на блюдечке. С вами будут активно работать специалисты консалтингового агентства: запрашивать ключевики, информацию об организации,  обсуждать с вами те или иные моменты. Без координации с вашей стороны тут не обойтись.

В какую компанию обратиться за тендерной поддержкой?

Для получения качественной услуги тендерного сопровождения «под ключ» вы можете обратиться на наш официальный сайт. Не нужно отказываться от выгодного контракта, только если вам что-то непонятно в закупочной документации. Вместе мы «взломаем» все коды и пройдем этот интересный квест.

Комплексное сопровождение включает в себя полный перечень услуг от оформления электронной подписи или аккредитации на электронных торговых площадках до заключения контракта. Также вы можете отдать нам на исполнение только 1-2 этапа, например, подготовку и подачу заявки на участие или анализ вашей отрасли на рынке.

Все сотрудники в команде владеют не только теоретическими знаниями в сфере контрактных закупок, но и имеют за плечами многолетний практический опыт. Вам не потребуется вникать в законодательные нормативы, за вас это уже сделали эксперты.

Делегируя решение своих задач нам, вы выиграете время для себя и сможете заняться другими вопросами организации.

Представьте участие в закупках как некую дистанцию. Двигаясь по ней самостоятельно, вы едете на велосипеде, а с нашей поддержкой — домчим до финиша на комфортабельном автомобиле. Эта простая метафора показывает все преимущества обращения к нашим сотрудникам.

Обратиться к нам очень просто: оставьте заявку на сайте или просто позвоните нам по телефону!