Дефектная ведомость, для чего она нужна?

Дефектная ведомость — это документ в котором фиксируются:

• изъяны;
• поломки устройств;
• всевозможный брак оборудования;
• дефекты материалов, используемых в деятельности предприятия.

Для проведения восстановление и ремонта нужно по всем правилам соблюсти определенную процедуру, частью которой является составление дефектной ведомости.

Что вписывается

В документ вписываются различного рода дефекты, которые были выявлены:

• найденные повреждения;
• пути их устранения;
• наименование и тип оборудования или материалов.

Заказчик проводит только утвержденные закупки в плане-графике на текущий год и плановый период. Требуется документальное подтверждение для включения тендера в план-график. У связанных со строительством заказов, текущим и капитальным ремонтом, основанием выступает дефектная ведомость.

На основании дефектовки составляют локальную смету и определяют расходы на закупку. Только после этого заказ включается в план-график.

Для чего составляется

Дефектовку составляют как для всего здания, так и для отдельных помещений. Но в обобщенном документе сложнее объединить детали планируемого ремонта и определить конкретные объемы и виды работ. Разбейте ведомость по конструктивным элементам, чтобы избежать ограничения конкуренции для будущих подрядчиков: выделяйте в отдельные блоки демонтаж и монтаж, ремонт стен и пола, внутреннюю отделку здания.

Для составления дефектных документов (ведомость, акт) требуется особая процедура со стороны заказчика. Руководитель издает приказ по учреждению и формирует специальную комиссию. В состав комиссии включаются профильные специалисты организации и, при необходимости, представитель технадзора и разработчик сметы.

Порядок проведения процедуры

Периодически большие компании проводят специальные проверки числящегося на балансе оборудования и обследования на предмет осмотра. Для этого от лица руководителя отдельным приказом компании создается комиссия в количестве от двух человек. Члены комиссии должны обладать знаниями, навыками и определенным уровнем квалификации, необходимыми для того, чтобы точно определить тип поломки и те действия, которые необходимо предпринять, чтобы исправить устройство, оборудование или какую-либо иную товарно-материальную ценность.

Вот как это работает: руководитель заказчика выпускает приказ о формировании комиссии, которая обследует здание. В такую комиссию включают:

• специалистов заказчика (заместителя по административно-хозяйственной работе, инженера, рабочего по зданию и т. п.);
• представителя технадзора (при необходимости);
• сметчика.

Комиссия обследует здание или отдельные конструктивные элементы, выявляет нарушения и неисправности, проводит замеры и составляет дефектный акт (для поломок) и ведомость в целом по объекту или по его отдельным частям. Учтите, что общая дефектовка по зданию и объединение работ по ОКПД ограничивают конкуренцию среди потенциальных подрядчиков: разделите виды и объемы работ по помещениям или конструктивным элементам.

На основании ведомости составляется смета. В локальную смету включают расчеты по обмерам, лимитированные расходы, закладывают заработную плату рабочих и давальческие материалы госзаказчика, учитывают рентабельность.

Если среди сотрудников заказчика нет специалистов, которые умеют составлять дефектовку и сметы, организация проводит закупку услуг по разработке технической и проектно-сметной документации. В документы заказа и извещение включают условие о наличии лицензии на подготовку ПСД.

Исследование является визуальным и достаточно поверхностным, никаких особых экспертиз и глубоких проверок в процессе него не проводится, более тщательный контроль осуществляется только при необходимости.

Какая форма используется

Обычно используют шаблоны из альбома унифицированных бланков, к примеру ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (постановление Госкомстата № 7 от 21.01.2003), так как ни для закупок, ни для строительства форма дефектной ведомости не предусмотрена.

Некоторым госзаказчикам удобнее применять отраслевые формы: собственные дефектовки разработал РЖД (распоряжение ОАО «РЖД» от 02.07.2013 № 1475р) и Росавтодор (распоряжение Росавтодора от 30.03.2011 № 246-р).

Если шаблонные формы не подходят для конкретной закупки, разработайте дефектную ведомость самостоятельно и закрепите в учетной политике организации. Обязательно включите такие реквизиты:

• дату и номер документа;
• наименование организации-заказчика;
• техническое описание объекта и объемов работ.

На чем составляется

Ведомость можно составлять на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4, при этом она может быть распечатана или написана от руки. Она составляется для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть утверждены подписью руководителя компании и подписаны членами комиссии.

После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.

Инструкция составления

1. Вверху слева или справа (это значения не имеет) отводится несколько строк под утверждение руководителем предприятия. Сюда вписываются:
   • его должность (директор, генеральный директор),
   • фамилия, имя, отчество,
   • полное название компании.
2. Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту, ниже — населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма, и дата составления ведомости.
3. Далее идет основная часть. Она формируется в виде таблицы,
   • в первый столбик которой вносится порядковый номер,
   • во второй — дефекты и повреждения, обнаруженные в ходе обследования,
   • в третий — требуемые меры по их устранению,
   • в четвертый — сроки, в которые повреждения должны быть исправлены.
4. В завершение документ подписывают члены комиссии, участвовавшие в осмотре оборудования, устройства или товарно-материальной ценности, с указанием их должностей и расшифровкой автографов.

Жукова Маргарита

Закажите бесплатную консультацию у нашего ведущего эксперта

Заказать консультацию