С 2022 участники электронных закупок обязаны закрывать контракты через ЕИС. Переход на электронную систему приемки вызвал у поставщиков немало вопросов. В статье рассказываем о порядке электронного актирования и разбираемся в нюансах цифровизации закупок.
- Что такое электронное актирование
- Цели введения электронного актирования
- Для кого электронная приемка обязательна
- Как проходит электронное актирование
- Подготовка к приемке
- Заполнение документа о приемке
- Ожидание ответа заказчика
- Некоторые особенности электронного актирования
- Единые правила оформления
- Возможность подписывать несколько актов на одном этапе
- Формы актов в отдельных сферах деятельности
- Плюсы и минусы электронного актирования
Что такое электронное актирование
Электронное актирование — это обмен документами о приемке товаров, работ и услуг между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта (в соответствии с Законом 44-ФЗ) в электронном формате, с помощью функционала личного кабинета заказчика и поставщика/подрядчика/исполнителя ЕИС.
Сейчас участник при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.
Цели введения электронного актирования
- упрощение взаимодействия заказчика и поставщика (подрядчика, исполнителя);
- ускорение согласования приемки поставленного товара (выполненных работ,
оказанных услуг); - возможность автоматической оплаты на основании электронных документов;
- исключение бумажного документооборота;
- снижение риска технических ошибок;
- обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
- возможность сбора статистических данных;
- оптимизация закупочного процесса;
- повышение прозрачности системы закупок.
Для кого электронная приемка обязательна
С 2022 использовать электронное актирование обязаны все участники, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение — закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ).
Документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручными подписями.
Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приемки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Поставщик при этом не может отказаться от такого способа обмена документами.
Заказчики вправе применять электронную приемку и в закупках, опубликованных в ЕИС до 1 января 2022. Также такое право распространяется на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых заносят в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере обороны государства по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (распоряжение Правительства № 3095 от 30 октября 2021).
| Обязательно применять с января 2022 | Право применения | Не применяют |
| Во всех электронных закупках, кроме контрактов, заключенных по п.5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ. | — В контрактах, заключенных по извещениям до 1 января 2022.- В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.- В контрактах с единственнымпоставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов. | Закупки малого объема |
Как проходит электронное актирование
Подготовка к приемке
Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.
Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и при необходимости — доверенность на подписание актов.
Заполнение документа о приемке
- В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.
- Частично документ будет уже заполнен. Добавьте недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.Документ о приемке содержит:
- идентификационный код закупки (ИКЗ);
- название и местонахождение заказчика;
- наименование объекта закупки;
- реквизиты поставщика;
- наименование ТРУ и место их поставки;
- указание страны происхождения товара;
- количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;
- стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
- другую информацию, которая не противоречит единой форме.
- Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) — система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.
Ожидание ответа заказчика
Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке. Заказчик может:
- Принять товары полностью и подписать акт в ЕИС. Тогда с даты подписания будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
- Принять ТРУ частично. В этом случае поставщику нужно сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику. Порядок действий тот же, что и для документа о приемке. Корректировочный документ также понадобится, если стороны заключили допсоглашение об изменении цены, заактированной ранее, и информация о соглашении есть в реестре контрактов.
- Направить мотивированный отказ от приемки — в документе должны быть указаны причины. Участник может исправить замечания и сформировать новый документ о приемке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.
Некоторые особенности электронного актирования
Процедура актирования новая и не все нюансы еще отработаны. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные:
Единые правила оформления
Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой.
Возможность подписывать несколько актов на одном этапе
Такая позиция указана в Письме Казначейства № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022. По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.
Формы актов в отдельных сферах деятельности
В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.
Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами (письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021). Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС — для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в ЕИС.
Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № от 27 декабря 2021) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021).
Плюсы и минусы электронного актирования
Преимущества электронной приемки очевидны:
- меньше бумажного документооборота;
- поставщики быстрее получают оплату по контракту;
- риск потери важных документов сводится к минимуму;
- проще готовить отчетность: документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.
Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:
- нельзя использовать типовые условия контрактов;
- сложно редактировать ошибки в первичных документах;
- нужно приобретать электронную подпись и настраивать доступ для всех ответственных за приемку.
Упростит ли электронная приемка взаимодействие заказчиков и поставщиков и как будут совершенствовать процедуру, покажет дальнейшая практика.
