В этой статье покажем пошаговой алгоритм электронной приемки товаров, работ, услуг. Вместо громоздкой и запутанной процедуры в ЕИС увидите простую и наглядную интерактивную схему.
- Электронная приемка в ЕИС
- Как провести электронную приемку в ЕИС: восемь шагов
- Шаг 1. Настройте в ЕИС право заказчика подписывать электронный документ
- Шаг 2. Откройте контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС
- Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта
- Шаг 4. Получите электронный акт от контрагента в ЕИС
- Шаг 5. Проверьте документ о приемке в ЕИС
- Шаг 6. Заполните электронный документ в ЕИС
- Заказчик полностью принял продукцию
- Заказчик частично принял продукцию
- Заказчик отказался принимать продукцию
- Шаг 7. Подпишите электронный документ и направьте поставщику
- Шаг 8. Внесите сведения в реестр контрактов
Электронная приемка в ЕИС
Для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений из специального перечня условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года. Перечень заказчиков определило Правительство распоряжением от 18.06.2021 № 1659-р (постановление от 28.04.2021 № 667).
С 1 января 2022 года для всех заказчиков электронная приемка продукции (товаров, работ, услуг) становится обязательной. Электронное актирование представляет собой формирование поставщиком и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг в электронном виде. Это норма установлена ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, введенной Федеральным законом от 02.07.2021 № 360-ФЗ.
В ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ указано, что электронная приемка проводится при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона). Это правило не распространяется на закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), за исключением закупки у единственного поставщика в электронной форме по ч. 12 ст. 93 Закона до 3 млн. руб., так как эти контракты заключаются в электронной форме в Единой информационной системе (ЕИС).
Полагаем, что в контрактах с внебюджетными средствами федеральные заказчики могут не указывать положения об электронном актировании. В постановлении Правительства от 28.04.2021 № 667 не указаны нормы об источниках финансирования. Фраза «получатели средств федерального бюджета» не говорит о том, что только в контрактах с федеральными средствами нужна приемка через ЕИС. В постановлении указана категория заказчиков — федеральные заказчики. Также нет прямого указания, что эти правила применяются только для получателей лимитов (органы власти и казенные учреждения). Официальных разъяснений по данному вопросу пока нет.
Нет, не применяйте. Исключение — малые закупки до 3 млн руб. по части 12 статьи 93 Закона. Электронную приемку проводят только по результатам электронных процедур, а закупки у едпоставщика — не электронные. Только закупки до 3 млн руб. по пунктам 4 и 5 статьи 93 Закона № 44-ФЗ относятся к электронным (ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).
Чтобы провести электронную приемку в ЕИС, заказчику нужно пройти восемь шагов, которые видите на схеме. Мы подробно расписали действия, которые нужно выполнить на каждом этапе. Нажмите на «шаг» — и перейдете в нужный раздел. Рисунки с подсказками помогут верно заполнить данные в ЕИС.
Как провести электронную приемку в ЕИС: восемь шагов
Шаг 1. Настройте в ЕИС право заказчика подписывать электронный документ
Дайте сотруднику, который занимается приемкой в ЕИС, право работать с электронным документом. Зайдите в личный кабинет системы. Авторизуйтесь как Администратор организации с полномочием «Заказчик». В горизонтальном меню в разделе «Администрирование» выберите пункт «Пользователи организации».
Где искать пользователей организации?
Система откроет список пользователей. В контекстном меню нужного пользователя выберите пункт «Права доступа пользователя». Смотрите подсказки на рисунке.
Как настроить права доступа пользователя?
Система откроет страницу с несколькими блоками информации. Вам нужен блок «Работа с документами о приемке». Заполнить данные помогут подсказки на рисунке ниже.
Как настроить данные на вкладке «Работа с документами о приемке»?
Человека, который проводит электронную приемку, определяет руководитель внутренним документом, например приказом. В приказе прописывают порядок, в котором взаимодействуют сотрудники, кто и за что отвечает. Руководитель наделяет полномочиями человека, который будет принимать от поставщиков УПД и прикреплять все документы в ЕИС. Ответственный подписывает документы своей электронной подписью либо использует подпись руководителя. Право использовать подпись руководителя также нужно прописать в приказе.
Например, в приказе пропишите такую схему: ответственный принимает товар, проводит экспертизу, а специалист по закупкам подписывает документы в ЕИС. Если создаете комиссию, уточните, как подписывает электронный документ каждый ее член. Первый вариант — каждый человек из комиссии ставит свою электронную подпись. Второй вариант — ответственный сканирует решение приемочной комиссии, прикрепляет к УПД и подписывает своей ЭП.
На данный момент применять электронную приемку необязательно. Но для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений, конкретный список которых определило Правительство, условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года (постановление от 28.04.2021 № 667).
Федеральное казначейство рекомендует не ждать, когда электронное актирование станет обязанностью, и применять инструмент уже сейчас. Так заказчик заранее решит проблемы и найдет ответы на вопросы, которые могут возникнуть в результате приемки. Но пока заказчик и поставщик должны выразить добровольное согласие на электронную приемку. Принудить поставщика к электронному актированию нельзя, иначе нарушите нормы ГК.
В переходный период стороны вправе пользоваться обычной бумажной приемкой. Заказчик вправе, как и прежде, прикреплять документы о приемке в ЕИС к завершенному контракту в формате pdf, docx, jpeg.
Обязанности оформлять согласие в письменной форме нет. Когда электронная приемка станет обязанностью, согласие и вовсе не понадобится.
Одни заказчики оформляют письменное согласие на электронную приемку. В соглашении пишут: «стороны выражают взаимное согласие на подписание документов о приемке с использованием ЕИС». Другим заказчикам достаточно устного согласия. Специалисты Казначейства в видеоконференциях разъясняли, что оба варианта законны.
Нет, не станет. В настоящее время в сфере действия Закона № 223-ФЗ такого проекта изменений нет.
На Всероссийском совещании «Новые функциональные возможности версии 11.1 ЕИС в сфере закупок», которое прошло 23 марта 2021 года, XVI Всероссийский форум-выставка «ГОСЗАКАЗ», специалисты Казначейства сказали, что электронная приемка станет обязательной с 1 мая 2021 года, но только для Закона № 44-ФЗ.
Шаг 2. Откройте контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС
Чтобы открыть доступ к электронной приемке, зайдите в реестр контрактов. Найдите нужный контракт на этапе «Исполнение». В контекстном меню контракта выберите «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». Пример — на рисунке ниже.
Как открыть контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС?
В личном кабинете ЕИС поставщик увидит, что по контракту возможно создать электронный акт и счет-фактуру.
Вернуть контракту статус бумажной приемки не получится. Поэтому в переходный период не открывайте возможность электронной приемки, пока не подпишете с контрагентом соглашение или не договоритесь устно, что согласны на электронное актирование.
Доступ открывайте отдельно по каждому контракту и только в переходный период. Когда электронное актирование станет обязанностью, открывать доступ не потребуется. Для всех контрактов будет доступна только электронная приемка. Исключение — контракты, которые заключили до изменений.
Нет, не должен. Исключение — малые закупки до 3 млн руб. Электронную приемку проводят только по результатам электронных процедур. Закупка у единственного поставщика — не электронная процедура. Только закупки до 3 млн руб. по пунктам 4 и 5 ст. 93 Закона № 44-ФЗ считают электронными.
При этом функционал ЕИС позволяет сделать электронный документ о приемке по всем контрактам, которые включают в реестр, в том числе по контрактам с единственным поставщиком. Заказчик и поставщик вправе воспользоваться данной возможностью.
Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта
Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.
Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть — поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:
1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.
2. Универсальный первичный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями — счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.
3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.
Оператор ЭДО проверит поступившие документы, если такое условие есть в контракте. Также добавили порядок действий при положительном и отрицательном результате проверки (приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Электронное актирование проходит на базе универсального передаточного документа (УПД) по приказу ФНС № ММВ-7-15/820, а также на бизнес-процессе, который регламентирован приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Порядок устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур, в том числе исправленных, корректировочных в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, которые могут содержать регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости, в случаях, предусмотренных пунктом 5 статьи 169 НК.
Поставщик не должен распечатывать электронный документ и привозить вместе с товаром, работами или услугами. Электронный документ заменяет бумажный. Составление счетов-фактур в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки, за исключением случаев, когда выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным в соответствии с требованиями статьи 169 НК.
Шаг 4. Получите электронный акт от контрагента в ЕИС
Чтобы подтвердить, что получили электронный документ от участника в ЕИС, сформируйте извещение о получении электронного акта. Зайдите в ЕИС в личный кабинет заказчика. Выберите вкладку «Реестры» и кликните на «Реестр документов об исполнении контракта».
Где в ЕИС искать электронные документы о приемке?
Система откроет список контрактов в виде таблицы. Найдите контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». С помощью контекстного меню подпишите и направьте поставщику извещение о получении электронного акта.
Как направить контрагенту извещение, что получили электронный документ?
Шаг 5. Проверьте документ о приемке в ЕИС
Зайдите в «Реестре документов об исполнении контрактов» по инструкции из Шага 4. На вкладке «Контракты» найдите нужный контракт. Выберите документ о приемке и нажмите кнопку «Рассмотреть». В документе о приемке проверьте поля, которые заполнил контрагент, а затем заполните свои. Соблюдайте сроки, которые прописали в контракте. Когда электронная приемка станет обязанностью, придется укладываться в предел — 20 дней.
Как в ЕИС проверить электронный документ от поставщика?
На вкладках, которые заполнил контрагент, увидите слово «просмотр». Это означает, что данные можно только посмотреть и нельзя отредактировать. Проверяйте вкладки из списка:
- общая информация;
- контрагенты;
- товары, работы, услуги;
- факт передачи товаров, работ, услуг;
- дополнительные документы поставщика (если поставщик прикрепил документы);
- подписанты поставщика.
Дальше действуйте в зависимости от того, нашли ли ошибки.
Что делать по результатам проверки УПД?
Чтобы отправить поставщику уведомление об уточнении, в контекстном меню документа о приемке нажмите «Сформировать уведомление об уточнении». Заполните окно, которое откроет система. Смотрите подсказки на рисунке ниже.
Как заполнить уведомление об уточнении?
Контрагент внесет изменения в документ о приемке и направит заказчику новую версию в ЕИС. Рассмотрите новый акт. Если все верно, переходите к шагу 6.
Шаг 6. Заполните электронный документ в ЕИС
Результаты приемки оформляйте в электронном документе, который открыли по инструкции из Шага 5. Переходите на вкладку «Приемка товаров, работ, услуг». Действуйте в зависимости от того, какое решение приняли. У вас три варианта.
Заказчик полностью принял продукцию
Например, весь товар отвечает условиям контракта и претензий нет.
В поле «Итог приемки» выберите «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». Заполнить строки вкладки помогут подсказки на рисунке ниже.
Как заполнить электронный акт при полной приемке?
К электронной форме можно прикрепить сканы бумажных документов. Например, документ о приемке, заключение экспертизы, товарную накладную.
Заказчик частично принял продукцию
Например, часть товара не того цвета. Заказчик принял подходящий товар, остальной — хочет обменять.
В поле «Итог приемки» из рисунка выше выберите «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». Система отобразит блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». Заполнить блок помогут подсказки на рисунке ниже.
Как заполнить электронный акт при частичной приемке?
К электронному документу прикрепите сканы бумажных документов, например акт о частичной приемке и мотивированный отказ от приемки.
После того как подпишете электронный документ, поставщик сформирует в ЕИС и направит заказчику корректировочный документ. В документ включат только товары, работы или услуги, которые принял заказчик. Проверьте и подпишите корректировочный документ, если не найдете ошибок.
Заказчик отказался принимать продукцию
Например, поставщик привез компьютеры с объемом оперативной памяти 16 ГБ вместо 32 ГБ.
В поле «Итог приемки», которое показали в первом варианте, выберите «Товары (работы, услуги) не приняты». Система отобразит блок «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта». Заполнить блок поможет рисунок с подсказками.
Как заполнить электронный акт об отказе в приемке?
Приложите к электронному документу скан бумажного варианта отказа, например заявление. Если поставщик решит, что отказ обоснованный, получите новый передаточный документ в ЕИС. Если отказ обжалуют, в Реестре документов об исполнении контракта увидите документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».
Счет-фактуру просто проверьте и примите к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры нажмите «Сформировать извещение о принятии к учету». Затем подпишите извещение.
Шаг 7. Подпишите электронный документ и направьте поставщику
Заполните вкладку «Подписанты заказчика».
Если решили создать приемочную комиссию, все члены должны подписать документ о приемке. Если комиссии нет, документ подписывает только заказчик. В ЕИС реализовали две возможности — в зависимости от того, есть ли электронные подписи у людей из комиссии.
- Документ о приемке подписывает только заказчик. Комиссия есть, но у членов нет электронных подписей. Тогда можно приложить отсканированное и подписанное бумажное решение комиссии. Электронный документ в этом случае подписывает только заказчик. Какие действия выполнить, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.
- Документ о приемке подписывают все члены комиссии и заказчик. Комиссия есть, и у всех членов есть электронные подписи. Тогда все члены комиссии подписывают электронный документ о приемке. Прикладывать в этом случае скан бумажного решения необязательно.
Сначала документ подписывают все члены комиссии. Руководитель организации всегда подписывает документ последним. Если председатель приемочной комиссии и руководитель — один и тот же человек, он подписывает документ последним. Как работать в этой ситуации в ЕИС, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.
Шаг 8. Внесите сведения в реестр контрактов
Проект сведений об исполнении контракта для реестра контрактов система сформирует автоматически. Данные подтянутся из электронного приемочного документа. Это произойдет, когда все члены комиссии и заказчик подпишут документ о приемке. Если комиссию не создавали, достаточно только подписи заказчика.
Проект сведений об исполнении контракта нужно подписать. Для этого перейдите по гиперссылке, которую увидите в окне подписания документа о приемке. Ссылка ведет в реестр контрактов. Подпишите информацию и разместите в ЕИС. Поможет рисунок с подсказками ниже.
Как система направляет сведения в реестр контрактов?
В переходный период безопаснее проводить электронную приемку, только если предусмотрели возможность в контракте. По контрактам, где прописана только бумажная приемка, действуйте по старым правилам. Техническая возможность провести электронную приемку по таким контрактам в ЕИС есть. При этом в статье 95 Закона № 44-ФЗ нет основания вносить изменения в порядок приемки по контракту, то есть заключать допсоглашения.
Формулировки об электронной приемке есть в типовом контракте на поставку лекарственных препаратов, которую утвердил Минздрав. В документе прописали возможность и бумажной, и электронной приемки. Воспользуйтесь формулировками из контракта, когда будете составлять собственный проект.
Поставщик заполняет страну происхождения товара и прикладывает подтверждающий документ, например сертификат СТ-1, декларацию, заключение Минпромторга. Документ зависит от условий закупки.
Прикрепленный документ заказчик увидит, когда откроет электронный документ о приемке. Ищите вкладку «Дополнительные документы поставщика», как на рисунке.
Где искать документ со страной происхождения товара?
Оформляйте бумажные документы о приемке, если нет технической возможности электронного актирования. Включайте в контракт информацию об электронной приемке, но по факту используйте, если есть согласие поставщика и техническая возможность.
Электронная приемка пока не обязательна. У сторон есть право выбрать между бумажным и электронным документооборотом. Также электронное актирование возможно при наличии технической возможности в ЕАСУЗ. Если такой возможности нет, заказчик не сможет провести приемку электронно.
Если оформите бумажные документы, не нарушите условия типового контракта на лекарства из приказа Минздрава от 18.01.2021 № 15н. В контракте прописано два варианта приемки — через ЕИС и обычным способом на бумаге. Электронная приемка не указана как единственный способ. По факту приемки товара стороны подписывают либо акт приема-передачи, либо структурированный документ в ЕИС (п. 6.7 типового контракта).
Здравствуйте, Анастасия! У нас, как у поставщиков возникли технические проблемы с подписанием электронной приемкой контракта в ЕИС. Чем нам это грозит?
Здравствуйте, Екатерина
Согласно порядку электронной приемки товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС , поставщик формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.
Далее отгружает товары или передает результаты работ или услуг.
В вашем случае каждый день неподписания первичного учетного документа задерживает поставку на один день.
Мы рекомендуем вам незамедлительно обратиться в техподдержку ЕИС.
Добрый день!
Наш поставщик (исполнитель услуг) не формирует и не направляет документы по электронной приемке. У нас заключен контракт на техническое облуживание, проводимое ежемесячно. Одна услуга уже оказана, а электронных документов он так и не формирует. Подскажите каковы меры воздействия на поставщика и что грозит для заказчика в данном случае.
Заранее благодарю за ответ.
Добрый день, Елена!
Согласно порядку электронной приемки товаров, работ и услуг в ЕИС , поставщик формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью и отправляет заказчику.
Далее отгружает товары или передает результаты работ или услуг.
Каждый день не формирования и не подписания первичного учетного документа поставщиком , задерживает срок выполнения услуг на один день.
В данном случае может возникнуть нарушение сроков оказания услуг, что приведет к начислению штрафов и пеней.
Рекомендуем направить претензию вашему поставщику.
Доброе утро Анастасия!
А подскажите пожалуйста как распечатать АКТ приёмки с электронными подписями всех членов комиссии?
Добрый день, Александр!
В ЕИС отсутствует техническая возможность распечатать акт о приёмке с электронными подписями всех членов комиссии.
Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок и заказчики подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.
Добрый день. На последнем этапе подписания документа появляется окно «протокол несоответствий», которое просит в доп. документах от заказчика прикрепить хотя бы один файл с типом «Информация о стране происхождения». Поставщик со своей стороны прикрепляет выписку из реестра российской продукции. Подскажите о чем идет речь.
Добрый день, Анна!
В данный раздел вы можете прикрепить выписку из реестра российской продукции
Добрый день, коллеги! Наш поставщик сформировал акт выполненных работ с ошибкой, я в свою очередь подписал как заказчик электронной подписью этот ошибочный акт, теперь не могу я со своей откорректировать документ и поставщик не может. Подскажите пожалуйста, как правильно сделать? Заказчик формирует у себя корректирующий документ, как советует техподдержка, только программа не дает им подписать. А у меня не получается отменить, или исправить ошибки, или аннулировать.
Добрый день, Александр. В рамках описанной ситуации, вы можете решить данный вопрос только с технической поддержкой ЕИС.
спасибо
подскажите как решили проблему?
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, хочу начислить пени, но нет пункта (8)прочие начисления. В остальных контрактах есть везде? Техподдержка не знает, что делать. Вместо 11 пунктов у меня всего 9
Добрый день, Оксана. В последнее время в ЕИС постоянно проводятся технические работы, т.к. ресурс работает нестабильно. Мы думаем в скором времени данный вопрос будет урегулирован. Попробуйте обратиться в техподдержку 11 мая
Добрый день.
В этом месяце не получается отправить акт одному заказчику, ЕИС запрашивает код по Сводному реестру. Ранее такой проблемы не возникало. Как можно обойти эту ошибку, ведь отправляя документы другим заказчикам такого поля для заолнения не было? Мы не являемся участниками бюджетного процесса.
Добрый день, Залина. В вашей ситуации, вы можете решить данный вопрос с технической поддержкой ЕИС.
Спасибо!
Добрый день!
Контракт на 5 млн с ед. поставщиком по 44 ФЗ
Предусмотрен аванс 30%. Нужно ли поставщику в ЕИС формировать счет на аванс? и закрывающий документ на сумму аванса?
Или формировать закрывающий документ только после исполнения на всю сумму контракта?
Добрый день, Елена!
Поставщику не нужно формировать счет в ЕИС на аванс.
Счет предоставляется Заказчику в бумажном виде или в виде скан-копии.
Закрывающий документ на сумму аванса не нужно формировать в ЕИС.
Вам необходимо сформировать закрывающие документы после исполнения контракта.
Добрый день!
Маргарита, спасибо за ответ.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, подписали электронно акт о выполненных услугах. в статусе висит такая фраза: Создано 19.05.2022 15:09 (МСК)
Подано на размещение 20.05.2022 09:30 (МСК)
Размещено 20.05.2022 09:30 (МСК)
Действующая редакция Исполнение по этапу контракта не завершено
Что это значит? Мы неправильно подписали? Чем грозит это поставщику? Этап по контракту до 15.05.2022, сам акт от 13.05.2022.
Добрый день, причин может быть несколько.
Рекомендуем обратиться в техподдержку ЕИС.
Либо в рамках платной услуги мы можем удаленно подключиться к вашему ПК и разобраться в проблеме.
Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, сколько дней дается для выставление документов в ЕИС после поставки товара?
Ксения, добрый день!
УПД необходимо направить в течении 5 рабочих дней после поставки товара
Мы рекомендуем оформлять УПД в ЕИС в день поставки.
Добрый день!
Подскажите, сколько дней дается Заказчику на принятие документа о приемке в ЕИС?
Что будет, если Заказчик не уложится в этот срок?
Документ о приемке в ЕИС подписывается заказчиком в срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке.
В случае, если в установленный срок заказчик не принял документ и не направил мотивированный отказ от подписания документа, то необходимо направить заказчику претензию, а также потребовать неустойку согласно вашему контракту.
Очень содержательная с доступно изложенными фактами статья. После прочтения в голове все раскладывается по полочкам. Большое спасибо автору.