Распределение зон ответственности при тендерном сопровождении

Полезные статьи

Тема распределения зон ответственности в тендерном сопровождении актуальна для всех сторон. Клиент должен принимать активное участие в этом этапе. Но кто и за что должен отвечать? В этой статье для вас собрали перечень зоны ответственности для тендерных специалистов и для клиентов.

Что такое тендерная работа

Термин тендерная работа означает целый комплекс задач, которые решаются при помощи стороннего эксперта или штатного сотрудника. Вот примерный перечень таких задач:

  • подготовка тендерной заявки и обеспечения;
  • поиск тендера;
  • решение спорных и финансовых вопросов с заказчиком;
  • участие в торгах;
  • исполнение контракта;
  • заключение сделки.
Распределение участников

Какие функции выполняет участник закупочного процесса

Сотрудники заказчика в рамках закупочного процесса в основном выполняют четыре функции:

  1. Инициатор закупки. Его цель — озвучить и обосновать потребность в закупке, а после ее проведения использовать приобретенную продукцию для исполнения коммерческих или административных функций заказчика.
  2. Отдел закупок (в том числе контрактная служба). Его цель — обеспечить соблюдение требований законодательства при проведении конкурентной закупки, а главное — эффективность самой закупки.
  3. Закупочная комиссия (в том числе конкурсная комиссия, аукционная комиссия и т.п.). Ее цель — сравнить предложения участников закупки на основании прозрачного механизма сопоставления и выбрать победителя закупки.
  4. Руководить организации. Его цель — утверждать инициативы и решения каждого из перечисленных выше субъектов и быть при необходимости арбитром между ними.

Последняя из названных функций применительно к закупочному процессу реализуется, как правило, не одним лицом, а одним из топ-менеджеров при помощи группы уполномоченных им специалистов (например, юристов, экономистов, финансовых работников), которым поручено согласование отдельных документов на разных стадиях закупочной работы (например, плана закупок, закупочной документации, подписываемого контракта и т.п.).

Закупочная комиссия также может не иметь постоянного состава или, напротив, несколько разных составов для единой комиссии, для конкурсной комиссии, для аукционной комиссии, для котировочной комиссии и для комиссии по оценке заявок участников запроса предложений. Главное, чтобы состав комиссии, выбирающий победителя конкретной закупки, был утвержден до начала этой закупки. При этом даже законодательство о контрактной системе не запрещает конкретному сотруднику заказчика совмещать обязанности члена закупочной комиссии и работника отдела закупок — правда, лишь при условии, что соблюдаются установленные тем же законом требования к уровню профильного закупочного образования.

Инициатором закупки может быть любое структурное подразделение заказчика или несколько таких подразделений совместно.

Главное, чтобы каждый из названных субъектов выполнял собственную, свойственную именно ему функцию с четко очерченными полномочиями и ответственностью. Большинство стадий закупочного цикла реализуется совместно двумя или даже тремя из перечисленных выше субъектов, но даже такая совместная реализация не должна приводить к смешению их полномочий и обязанностей.

Закупочный цикл

Совокупность этапов закупочной работы принято именовать закупочным циклом в связи с тем, что каждый такой этап в норме должен логически следовать из предыдущего, а финальный этап предыдущего закупочного года с анализом результатов закупочной деятельности должен приниматься во внимание при формировании плана закупок на будущий год. Укрупненно можно выделить следующие этапы закупочного цикла:

  1. Прогнозирование закупок.
  2. Планирование закупок.
  3. Подготовка закупочной документации.
  4. Объявление закупки.
  5. Сбор заявок участников закупки.
  6. Оценка и сопоставление заявок.
  7. Выбор победителя.
  8. Подписание договора.
  9. Исполнение договора и приемка его результатов.
  10. Отчетность по итогам закупки и договорной работы.
  11. Анализ эффективности закупки.
Эксперты

Каждый из этих этапов можно разбивать на подэтапы. Так, обособлены могут быть стадия оценки заявок и стадия сопоставления заявок. Подготовка документации включает формирование требований к продукции как основы будущего ТЗ, требований к участнику закупки, порядка сопоставления заявок и проекта контракта. Договорная работа, в зависимости от сложности поставки, может подразделяться на несколько этапов. Но для профессиональной организации деятельности заказчика важно понять, по крайней мере, ключевые обязанности каждого из перечисленных выше четырех субъектов на каждом из укрупненных этапов.

Какие услуги оказывает сторонний эксперт

В услуги по оказанию тендерного сопровождения входят:

  • консалтинговые компании;
  • юридические фирмы;
  • частные эксперты.

Такое сопровождение бывает разовым или абонентским. Разовую помощь выбирают при начале работы с госзаказом или когда возникли непредвиденные трудности. Абонентское сопровождение — это договор на долгосрочное комплексное обслуживание.

Точный набор услуг по тендерному сопровождению зависит от запросов поставщика и возможностей стороннего эксперта. Обычно тендер-эксперты:

  • находят подходящий тендер по критериям поставщика;
  • помогают получить или продлить электронную подпись (ЭП);
  • готовят заявку по исходным данным поставщика;
  • анализируют перспективы по выигрышу в тендере — соответствует ли извещение требованиям закона и соответствует ли поставщик требованиям заказчика;
  • регистрируют на Госуслугах, в ЕИС и на ЭТП, если фирма только выходит на рынок госзаказа.
  • подают заявку на участие в закупке;
  • делают ставки во время аукциона;
  • готовят запрос о разъяснении положений извещения, если неясны требования заказчика.
  • оформляют независимую (ранее — банковскую) гарантию;
  • помогают определиться со стратегией снижения цены;
  • отслеживают результаты торгов и сроки подписания контракта;
  • отвечают на вопросы поставщика по работе на ЭТП, нормам закона, перспективам участия в тендере и спорным ситуациям;
  • подписывают контракт;
  • готовят жалобу на действия заказчика и помогают отправить ее через ЕИС.
Благодаря экспертам «СтарТендер» вы можете подготовиться к участию в любых тендерах, аукционах и торгах (по 44 и 223-ФЗ) очень быстро, поскольку вся процедура им знакома до мелочей и многократно отработана. Читать подробнее об услуге «Тендерное сопровождение».

Какие обязанности у поставщика

Переложить тендерную работу на аутсорсинг хороший вариант, но таким способом нельзя избавиться от участия в подготовке документов. Поставщик должен самостоятельно: 

Профессионалы
  • подтвердить личность при оформлении ЭП. Для этого директору нужно обратиться в ФНС или к ее доверенному лицу. Если ЭП оформляется на сотрудника, то он должен прийти в офис аккредитованного удостоверяющего центра;
  • открыть спецсчет в банке. Сторонний эксперт может посоветовать, в какой банк обратиться, но договор на банковское обслуживание поставщик заключает самостоятельно;
  • определиться с критериями интересного поставщику тендера — какой товар фирма готова поставлять, в какой регион, в какие сроки и на какую сумму, допустима ли работа без аванса;
  • выяснить, сколько заказов фирма может выполнить одновременно исходя из расходов на закупку товара, зарплату сотрудников, оформление обеспечения и прочие расходы;
  • оценить возможные риски исполнения контракта: изменение курса валют, новые санкции или кризис;
  • выбрать интересный тендер из подборки эксперта и принять решение об участии в закупке.
  • подготовить данные по товару для оформления тендерной заявки: характеристики товара, сведения о его стране происхождения, документы на продукцию и пожелания к минимальной цене сделки;
  • зачислить на счет деньги в качестве обеспечения, если поставщику не подходит оформление независимой гарантии. Эксперт контролирует наличие обеспечения, но деньги зачисляет поставщик;
  • быть на связи с заказчиком во время исполнения контракта. Если в ходе ремонта заказчик увидит плитку не того цвета, то позвонит подрядчику, а не тендер-эксперту;
  • согласовать с заказчиком дату приемки и решить с ним все спорные вопросы по исполнению контракта: устранить недоделки в ремонте или заменить товар на новый, если продукция не соответствует техническому заданию заказчика;
  • оформить закрывающие документы: акт, накладную, счет или счет-фактуру;
  • подготовить запрос возврата обеспечения, если добросовестность поставщика подкреплена деньгами;
  • заплатить заказчику пени и штрафы, если допущена просрочка поставки или другие нарушения условий сделки.
Жукова Маргарита
Жукова Маргарита
Закажите бесплатную консультацию у нашего ведущего эксперта
Заказать консультацию
Как вам статья?
 

Стартендер
Добавить комментарий